Наука и технологии: Архивирование бумажных документов

Многие предприятия все еще используют бумагу в качестве важнейшего инструмента и должны сохранить его. Это особенно верно, когда речь заходит о тех документах, которые предприятия должны хранить по поручению клиентов в течение периодов времени, указанных в законе. Например, бизнес-учетные записи должны храниться в течение семи лет. Это может создать кучу бумаги на одного клиента для типичного офиса бухгалтерской службы, включая бухгалтерские записи об учете, НДС и налога на прибыль.

Даже те практики, когда хранение бухгалтерских документов предусматривает их преобразование в электронный вид, сталкиваются с семилетним циклом, прежде чем они смогут быть оцифрованы.

Есть также проблема, что не существует системы хранения, защищенной от «дурака» данные могут потеряться, может произойти сбой компьютеров, компакт-диски, DVD-диски, флешки и жесткие диски не вечны, поэтому резервное копирование – всегда хорошая идея, и некоторые из нас никогда не будут чувствовать себя полностью комфортно, не зная, что оригиналы документов безопасно где-то хранятся в другом месте.

Это, скорее всего, потому, что пространства для хранения бумажных архивов будут необходимы еще некоторое время, прежде чем уничтожение документов будет разрешено, это может привести к значительным затратам для предприятий, особенно тех, которые должны находиться в «громких» местах.

Нет смысла треть арендованного помещения просто предоставить для архивного хранения. Однако, вам может понадобиться доступ к этим архивам время от времени, и документы, конечно, должны храниться в безопасном месте, исключающим огонь и влажность.

Безопасные хранилища предоставляют решение для многих таких предприятий и имеют много преимуществ. Аренда офиса за квадратный метр часто в несколько раз выше, чем аренда склада. Можно надежно удаленно обезопасить конфиденциальные данные в соответствии с правовыми требованиями. Не надо заботиться о хранении конфиденциальных данных в офисе, увеличивая расходы на страхование от пожара и повреждения водой.

Многие архивы находятся далеко от городских центров. Они гарантируют, что информация хранится подальше от посторонних глаз – клиенты получают собственный ключ или код доступа, чтобы они могли получить доступ к любым документам при необходимости быстро и удобно. При желании клиента перед перевозкой осуществляется переплет документов для удобства их хранения. Если вы рассматриваете удаленное безопасное архивирование, то этот процесс стоит планировать заранее, также нужно подумать о том, как документы будут организованы. Вы, возможно, решите, что некоторые из них могут быть сложены и помечены в коробке и, возможно, некоторые нужно хранить в папках либо в ящиках или шкафах.